Allgemein

• Nr.
  Die Kontaktnummer wird automatisch beim ersten Speichervorgang vergeben und kann nicht geändert werden.
  Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummerierung, welche unter Einstellungen --> Nummernserien konfiguriert werden kann.

• Anrede
  Hier kann für den Kontakt die entsprechende Anrede gewählt werden. Mögliche Werte für dieses Feld können unter Einstellungen --> Stammdaten --> Anreden konfiguriert werden.

• Titel
  Hier kann für den Kontakt der entsprechende Titel gewählt werden. Mögliche Werte für dieses Feld können unter Einstellungen --> Stammdaten --> Titel konfiguriert werden.

• Vorname
  Hier wird der Vorname des Kontakts angegeben. Hat dieser möglicherweise mehrere Vornamen, so können diese hier ebenfalls mit angegeben werden.

• Nachname
  Hier wird der Nachname des Kontakts angegeben. Hat dieser mehrere Nachnamen (z.B. Doppelnamen), so können diese hier ebenfalls mit angegeben werden.

• Straße / Hausnr.
  Hier wird in jeweils getrennten Feldern die Straße und Hausnummer angegeben.

• PLZ / Ort
  Hier wird in jeweils getrennten Felder die PLZ und der Ort angegeben. Das Feld für das Land (vor PLZ) wir bei der Auswahl eines Landes in der nachfolgenden Auswahlliste automatisch gefüllt.

• Land
  Hier kann das Land des Kontakts hinterlegt ausgewählt werden. Mögliche Werte für dieses Feld können unter Einstellungen --> Stammdaten --> Länder konfiguriert werden.

• Notizen
  Hier können Notizen zum Kontakt an sich gemacht werden. Diese sind nur informativ und werden an keiner anderen Stelle angezeigt.

• Telefon 1
  Hier kann die Telefonnummer des Kontakts angegeben werden. Hierbei sollte es sich um die Rufnummer des Kontakts selbst (z.B. Durchwahl) handeln.

  Um eine bessere Übersicht zu haben, sollten sämtliche Rufnummer immer mit folgendem Format angegeben werden:

  +Ländervorwahl Ortsvorwahl Rufnummer-Durchwahl

  Beispiel: +49 55 666666-78

  Auf Sonderzeichen (außer den im Bespiel enthaltenen) sollte möglichst verzichtet werden. Dies kann bei Verwendung der TAPI-Funktionalität möglicherweise Probleme bei der korrekten Anwahl mit sich bringen.

• Telefon 2
  Hier kann eine weitere Telefonnummer des Kunden angegeben werden.

• Fax 1
  Hier kann die Faxnummer des Kontakts angegeben werden. Hierbei sollte es sich um die Faxnummer des Kontakts selbst (z.B. Durchwahl) handeln.

• Fax 2
  Hier kann eine weitere Faxnummer des Kontakts angegeben werden.

• Mobil
  Hier kann die Mobilfunknummer des Kontakts angegeben werden.

• E-Mail
  Hier kann die persönlich e-Mail-Adresse des Kontakts angegeben werden. Diese e-Mail-Adresse steht an vielen Stellen bei späteren Programmfunktionen zur Verfügung (z.B. Belegversand).

• Position Hier kann die Positions des Kontakts innerhalb des Unternehmens angegeben werden.

• Abteilung
  Hier kann die Abteilung des Kontakts innerhalb des Unternehmens angegeben werden.

• Firma
  Ein Kontakt kann mit unterschiedlichen Objekten verknüpft werden. Es handelt sich hierbei um eine 1:1 Beziehung. Es ist nicht möglich, einen Kontakt mit mehreren Objekten gleichzeitig zu verknüpfen.

  Folgende Verknüpfungsmöglichkeiten stehen im Untermenü der Auswahllupe zur Verfügung:

  • Kunden

  • Lieferanten

  • Adressen

    Ebenso ist es möglich, Verknüpfungen wieder zu entfernen bzw. zu ändern.
    Besonderheit: wird aus einer Adresse später ein Kunde oder ein Lieferant, so bleibt der Kontakt weiterhin verknüpft.

• Abw. Adresse
  Gibt es für die gewählte Firma abweichende Adressen, so stehen diese hier ebenfalls zur Verfügung und der Kontakt kann einer dieser abweichenden Adressen zugeordnet werden (z.B. einer Niederlassung).

A k t i o n s l e i s t e

Aktionen

Löschen

Die Aktion “Löschen” löscht den geöffneten Kontakt. Wird der Kontakt allerdings in Belegen verwendet, kann dieser nicht gelöscht werden.

Kopieren

Kopiert den geöffneten Kontakt und öffnet diesen zur sofortigen Bearbeitung.

Tel. / Fax / E-Mail übernehmen

Übernimmt die Werte des Kunden in die entsprechenden Felder, sofern diese im Hauptobjekt (Kunde) gefüllt sind. Die Werte werden allerdings nur übernommen, wenn die entsprechenden Felder des Kontaktes leer sind.

Tel. / Fax / E-Mail überschreiben

Übernimmt die Werte des Kunden in die entsprechenden Felder, sofern diese im Hauptobjekt (Kunde) gefüllt sind. Vorhandene Werte des Kontaktes werden dabei überschrieben.

VCard

Diese Funktion exportiert alle Details des Kontakts im VCard-Format (*.vcf). Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Format, mit dem Kontakte über viele Systeme hinweg kompatibel zur Verfügung gestellt werden können.

Synchronisieren

Mit diesem Toggle-Button kann eine Outlook-Synchronisation des Kontakts im Hintergrund aktiviert werden. Als Voraussetzung dafür muss das ERP an die vorhandene Groupware (z.b. Exchange) angebunden sein. Da der Synchronisationsvorgang nur in definierten Intervallen durchgeführt wird, kann es etwas dauern, bis der Kontakt im Outlook / Handy erscheint. Der ERP-Client muss zur Synchronisation nicht geöffnet sein.

Auswertungen

Details folgen.

Deaktivieren

Ein Kontakt kann - wenn dieser nicht mehr benötigt wird, aber aufgrund von Verwendungen in Belegen nicht gelöscht werden kann - deaktiviert werden. Ein deaktivierter Kontakt wird nicht mehr in der Suche gefunden und steht auch nirgends mehr zur Auswahl zur Verfügung. Sollte für einen deaktivierten Kontakt die Synchronisation aktiviert sein, wird diese weiterhin durchgeführt.

Soll ein deaktivierter Kontakt wieder aktiviert werden müssen, so kann dies unter der Kontaktverwaltung Stammdaten --> Adressverwaltung --> Kontakte durchgeführt werden. In diesem Dialog besteht die Möglichkeit, die deaktivierte Kontakte einblenden zu lassen. Dort können diese bearbeitet und - falls erforderlich - wieder aktiviert werden.